Tiden är ofta den största bristvaran i en verksamhet. Arbetet måste därför organiseras på ett effektivt sätt. Många människor låter arbetet styras av vad som händer i omgivningen; telefonsamtal, e-post, någon som kommer in i rummet med en rapport osv. Detta gör att du tappar kontrollen över din egen tidsplan och blir stressad.

Ordning på papper

En av grundreglerna inom personlig effektivitet är att ha ordning på sina papper. Du bör ha som målsättning att aldrig ta i ett papper mer än en gång. När du har ett papper i handen har du tre alternativ:

-         att utföra den uppgift som pappret kräver (ex. att svara på en offert)

-         att arkivera pappret

-         att slänga pappret i papperskorgen

 Ett bra sätt att sortera papper som du ska ta itu med senare är att förvara dem i lådor istället för på skrivbordet. Du kan då ha olika lådor där du lägger papperna beroende på hur brådskande de är. Observera dock att lådorna endast är genomgångsstationer! Sådana papper som ska arkiveras en längre tid skall sättas in i pärmar.

Anteckningsblock

Ett effektivt redskap för att öka effektiviteten är att alltid ha ett anteckningsblock till hands. I anteckningsblocket skriver du ner nya idéer och vad som måste göras. På så sätt frigör du minnet för mer kreativa uppgifter. Att hela tiden ha koll på vad som måste göras under dagen brukar också ge en känsla av kontroll – vilket i regel upplevs som avstressande.