Den första frågan du ska ställa dig vid mötesplaneringen är: ”Behövs mötet över huvud taget?” Är mötet verkligen nödvändigt? Är ett möte verkligen den bästa arbetsformen för den här typen av problem eller går det att lösa per telefon, PM eller genom att kontakta en enda nyckelperson?

Att starta möte på en udda tid brukar oftast öka punktligheten hos deltagarna. Det är exempelvis bättre att säga att mötet börjar 10.10 istället för 10.00. Skicka kallelsen i god tid och bifoga en dagordning så att varje deltagare ges möjlighet att förbereda sig för ett effektivt möte.